S e-mailem pracujete špatně

28.2.2014 — 5ti minutové čtení

Žerou nám třetinu našeho času. Nemůžeme se od nich na počítači ani na mobilu odtrhnout. Máme je všichni ve více schránkách. Máme v nich bordel. Nevíme, které jsme vyřídili a na některé zapomeneme. Jak se s e-maily poprat efektivně?

Jak s e-maily pracujeme

  • Tvoří až 30 % naší pracovní náplně (vědecké studie).
  • Čteme a vyřizujeme je jak na desktopu, tak na telefonu nebo tabletu.
  • Máme více e-mailových adres, minimálně osobní a firemní.

Jak na to lépe?

Pokud jej ještě nemáte, založte si Gmail.

Mějte všechny účty na jednom místě

Naimportujte si všechny vaše e-mailové adresy do Gmailu. Můžete si poté zvolit, z jakého účtu chcete zprávu odeslat. Předtím budete muset nastavit přesměrování vaší ne-gmailové adresy na vaší gmailovou adresu.

Přidejte si všechny svoje e-mailové adresy do Gmailu.

import další e-mailové adresy do gmailu

– import e-mailové adresy do Gmailu

Ke každé adrese si nastavte automatický podpis.

nastavení podpisu gmail

– nastavení podpisů pro e-mailové adresy importovované do gmailu

Používejte návykovou aplikaci pro iPhone a iPad

Stáhněte si aplikaci Mailbox, práci s ní budete milovat. Podívejte se na krátké video:

Končete každý den s prázdným inboxem

Systém práce s e-maily v Mailboxu je geniální. Jednoduchým gestem označíte e-mail jako vyřízen nebo jej smažete, ale především jej můžete přesunout na čas, kdy je potřeba vyřídit. E-mail se vám objeví v inboxu (doručená pošta) dnes o něco později, zítra, příští týden, za měsíc nebo např. v přesně zvoleném datumu. Končíte den s čistým štítem a v každý moment máte v inboxu pouze důležitou poštu.

Často je potřeba zatřídit poštu do složek např. podle toho, jak s e-mailem potřebujete naložit. Můžete e-mail přesunout do složek jako např. Přečíst, Koupit, atd. Složky si můžete libovolně upravit.

vyřízené smazat

zdroj: www.mailboxapp.com

Jak to ale udělat na desktopu?

mailbox a štítky

Mailbox využívá síly štítků gmailu. E-mail přesunete do vyřízené odebráním štítku Doručená pošta. Smažete jej přesunutím do koše a pokud jej chcete odložit a vyřídit později, odeberet štítek Doručená pošta a označíte štítkem Mailbox/Later.

To není zdaleka vše

Píšete zprávu v sobotu ráno, ale potřebujete, aby si ji kolega přečetl v pondělí ráno a nechete, aby mu zapadla v nánosu zpráv z celého víkendu? Načasujte odeslání na pondělí v 8:00.

Není ještě správný čas na zpracování? Nastavte příjem e-mailu na dobu, kdy jej potřebujete vyřídit.

Sledujte, zda si příjemce váš e-mail přečetl. Potřebujete reakci na váš e-mail např. do týdne? Nechte si připomenout, pokud jste do určeného času nedostali odpověď na vaší zprávu.

Nebo pravidelným e-mailem pošlete sobě nebo někomu jinému např. upozornění na nutnost zaplatit nájem.

Podívejte se na video a nainstalujte si Boomerang.

Používejte hvězdičky

Důležitou poštu nebo takovou, která nepatří do inboxu, ale potřebujete ji mít na očích, označte hvězdičkou. Nastavte si druhý inbox pro zprávy s hvězdičkou a přidejte si nový inbox na pravou od doručené pošty.

nastavení dalšího inboxu

– nastavení dalšího inboxu

Odeslali jste zprávu s chybou? Máte ještě pár vteřin vzít ji zpět

Poslali jste e-mail špatnému příjemci, zapomněli jste na něco nebo jste si uvědomili chybu? Gmail vám dá šanci vzít akci zpět.

V nastavení povolte funkci vzít zpět.

vzít zpět

– povolení tlačítka vzít zpět

Nejste k zastižení a chcete o tom dát vědět?

Nastavte si automatickou odpověď v době nepřítomnosti.

odpověď v nepřítomnosti

– automatická odpověď v nepřítomnosti

S e-maily nakládáme denně a tak i malá pomoc může mít v delším měřítku obrovský dopad.

Postupujte pomalu a s rozvahou. Zařazujte postupy a nástroje, které vám zjednodušují a zrychlují práci. Naopak s nástroji, které váme nesedí, se namažte. Šup s nimi pryč.

Teď jste na řadě vy: